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18
diciembre 2008

Un truco para enviar documentos electrónicos más profesionales

La imagen que proyecta tu empresa está siendo juzgada constantemente por el público y tus clientes. Seguramente tienes tus hojas membretadas con un diseño atractivo (si no las tienes sugerimos que lo consideres seriamente), las cuales usas para entregar documentos físicos, pero ¿qué pasa con los documentos electrónicos?

Muchas veces es necesario enviar un documento electrónico como cotizaciones, circulares, solicitudes, etc. El problema radica en que la hoja de Microsoft Word, aunque puede estar eficientemente membretada e incluir tu logo, carece de un diseño o difiere significativamente de las que mandaste a imprimir.

hojasmembretadas

Una opción muy rápida y sencilla es la siguiente:

1.Convertir el diseño en imagen

Usualmente JPG, pero si es posible convierte a PNG, es un formato con menos pérdida de calidad.

cambiar_archivos

En algunos casos es posible que quede un archivo muy pesado o muy grande, por lo que una reducción al 50% o 30% de su tamaño es recomendable. De esta manera nuestro documento será más ligero.

2.Insertar la imagen en tu documento de Word

insertar_imagen

 

3.Corregir el ajuste del texto y posición de la imagen

 

ajustar_imagen

4.Ajustar el tamaño de la imagen al documento

Esto se hace fácilmente arrastrando con el cursor las orillas hasta que quede al tamaño de la hoja.

Listo. Tenemos un documento membretado con una imagen más profesional.

hojasmembretadas2

5.Convertir a PDF

Si bien la solución presentada es muy práctica para tener un “documento plantilla”, enviar un documento en Word también le resta profesionalidad. El estandar actual es el PDF de Adobe, que además de ser universal (pues no requiere que el receptor tenga instalado Word) tiene la ventaja agregada de que evita que se pueda editar o replicar un documento oficial por un tercero.

Para convertir a PDF es recomendable (aunque no estrictamente necesario) tener Adobe Acrobat. Que al ser el software propietario provee funciones más completas.

Actualmente Microsoft Office provee un “Add-in” que permite exportar un archivo de Office en PDF, el cual se puede descargar de aqui. Requiere tener una versión original de Office, lo cual puede ser un inconveniente para algunos.

Alternativamente existen otras opciones gratuitas, como sitios que convierten a PDF de forma online y envían a tu correo el archivo convertido. Basta con buscar “doc to pdf” en un buscador para encontrar varios servicios, y hasta programas gratuitos descargables. A manera de muestra sugerimos este:

logo_pdfonline

Basta con seleccionar el documento, definir el nombre que tendrá, y escribir el correo en el que se desea recibir el archivo convertido en PDF.

Ahora sí, tenemos un documento electrónico atractivo, profesional, consistente con la imagen corporativa, con compatibilidad universal, y en un formato protegido.

Son los detalles que hacen la diferencia.

 

 

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