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16
mayo 2009

Cómo hacer un boletín y envíos de correo masivos

Un boletín de informativo es una gran herramienta de marketing, ya que permite una comunicación directa, constante y bidireccional con clientes y colegas, además de incrementar el tráfico al sitio web y el posicionamiento de una marca.

Las campañas de publicidad por e-mail también son de interés porque son muy baratas, llegan a cientos de miles de personas, se pueden segmentar y su efectividad se puede medir, lo cual siempre es importante en una campaña publicitaria.

En esta ocasión trataremos ambos temas por tener muchos elementos en común, enseñaremos todo lo que necesitas para poder enviar correos publicitarios y las prácticas para no ser etiquetado como “spammer”.

¿Cómo se hace un boletín como el de imagixel?

screencap_boletin1s

Empecemos por resolver una duda que es muy común: ¿Cómo hago un correo en el que se vean las imágenes?. La respuesta es simple: Es una página web incrustada en un correo. Para poder hacer un boletín y correos publicitarios es necesario tener conocimientos de HTML, que es el lenguaje en el que se hacen las páginas web.

No necesitas ser un gran experto. De hecho (como se verá más adelante) para hacer un correo en HTML es recomendable mantenerse dentro de lo básico.

A continuación enumeramos lo que necesitas para crear y enviar tu boletín:

Un programa de diseño.

programas_logos

Primero que nada, necesitas diseñar tu boletín. Para esto es recomendable un programa que permita exportar para web, como Fireworks, Photoshop, o Corel. Al exportarlo se crea una página web con las imágenes rebanadas (slices) la cual es fácil de editar.

Un editor HTML.

programas_logos2

Con un editor como Dreamweaver o Frontpage se incluirá el contenido del boletín o cualquier otro texto. También es muy importante cambiar la ruta relativa de las imágenes (la carpeta donde están guardadas en tu PC) por una ruta absoluta (el servidor donde están hospedadas).

Un ejemplo de esto sería cambiar la ruta relativa <img src=”images/mi_logo.jpg”>

por la ruta absoluta <img src=”http://dondeguardoimagenes.com/mi_logo.jpg”>

Un servidor para hospedar las imágenes.

imgsrc

Puedes hacerlo en el mismo servidor de tu página o en un servidor dedicado (recomendable debido a los límites de ancho de banda).

Evita los servidores gratuitos como Picasa, Photobucket o Flickr. En la actualidad ya tienen restricciones para hospedar imágenes de correos, y pueden borrar las imágenes en cualquier momento si consideran que sus políticas no se están respetando.

Un correo que permita edición en HTML.

screencap_mail1s

Muchos clientes de correo tienen una modalidad para agregar formato en HTML, allí es donde pegaremos el código del boletín, al pasar a la vista normal veremos que se cargan las imágenes y nuestro boletín ya se ve como fue diseñado.

Un software para envío de correos masivos.

mail_man

Normalmente cuando quieres enviar un mismo correo a muchas personas solo agregas todas las direcciones en el campo de “Para:” o en “CC:” (Con Copia). Esto no es lo mejor, no solo porque todos los destinatarios pueden ver la dirección de las demás personas a las que lo enviaste (mejor usa CCO – Con Copia Oculta), sino porque existe un límite a la cantidad de correos que puedes incluir, además de favorecer que spammers recolecten direcciones de correo.

Por ello es que existen programas que administran listas de correo, de forma que pueden enviar una gran cantidad de correos de forma individual (como si se lo enviaras uno por a uno a cada persona). Existen varios y generalmente son gratuitos, un buen ejemplo es MailMan, que es uno de los más utilizados y versátiles en la actualidad, además de ser gratis.

Un servidor dedicado para envíos de correo masivos.

server1s

Esto es lo más recomendable. Muchos utilizan el mismo servidor de su correo web, sin embargo esto conlleva ciertas limitaciones, especialmente en correos gratuitos como LiveMail (hotmail).

Si se excede la cuota de ancho de banda o de correos permitidos por hora, el proveedor puede bloquear el servidor, o etiquetar al remitente como spammer, entre otras consecuencias.

Un servidor dedicado es un costo extra pero vale la pena cuando el volúmen de correos es muy alto (decenas o cientos de miles). Si planeas empezar una campaña publicitaria por correo consulta con tu proveedor para estar seguro si tu servidor actual es la mejor opción.

CONSEJOS PARA EL DISEÑO DE TU BOLETÍN

Ya dimos las pautas para la creación, administración y envío de correos en HTML con fines publicitarios. A continuación proporcionamos algunos tips para que tu boletín tenga una imagen consistente en diferentes clientes de correo, ya que cada uno tiene su forma particular de interpretar y permitir el código HTML.

Olvídate de los divs y el CSS.

imgstyle

Para aquellos expertos en diseño web será difícil concebir la ausencia de CSS, pero la verdad es que actualmente la mayoría de los clientes de correo gratuitos (LiveMail, Yahoo Mail, Google Mail) bloquean el código CSS para evitar que se altere la apariencia de la página al abrir un correo, por lo que si trabajas con divs es obvio que tu diseño se deshará por completo.

La solución es “regresar en el tiempo” y trabajar con tablas, y darle formato al texto con los atributos de fuente y párrafo. De esta forma se garantiza un código que no será bloqueado por el cliente de correo.

El truco para el color de fondo.

sombrero_mago

Otro elemento comúnmente bloqueado por los clientes de correo es el atributo de “bgcolor” para el body. La razón de esto es también la de preservar la apariencia del cliente de correo.

Si deseas tener un color de fondo en el cuerpo del mensaje, la forma de lograrlo es colocar la tabla dentro de una celda superior y darle color a dicha celda

En pocas palabras, una tabla dentro de otra. Esto es similar al uso de divs, así que para aquellos expertos será una solución bastante obvia.

Límite de ancho: 600 pixeles.

limite_ancho

Recordemos que el área donde se verá nuestro correo en HTML está limitada por varios elementos del cliente de correo como: menús de navegación, publicidad, etc. Algunos clientes de correo incluso tienen una pestaña de previsualización de mensajes, por lo que si nuestro correo es demasiado amplio, no se verá adecuadamente (o en absoluto).

Tras realizar estudios de los clientes de correo más utilizados, expertos han llegado al consenso de que la máxima medida al ancho de un correo en HTML debe ser de 600 pixeles para garantizar una correcta visualización del mensaje.

Prohibido el uso de Flash.

no_flash

Si bien es posible (y tentador) incluir contenido en flash, javascript y ajax, en la práctica se debe evitar por completo. De no hacerlo lo más probable es que nuestro correo nunca llegue a sus destinatarios.

La razón de esto son las medidas de seguridad de los clientes de correo actuales, ya que es muy fácil enviar un código malicioso (virus) a través de estos scripts externos.

CONSEJOS DE CONDUCTA PARA ENVÍOS DE CORREO MASIVOS.

spamcan

El “spam” es un correo no solicitado (usualmente con fines publicitarios) que se envía de forma masiva. Todos lo hemos recibido alguna vez y sabemos lo molesto que puede llegar a ser tener el buzón lleno de mensajes no deseados.

En la actualidad los clientes de correo filtran los correos no deseados muy eficientemente, además de que ya se ha vuelto una práctica ilegal y sancionada a nivel internacional.

Por ello, si quieres que tus correos publicitarios y tus boletines no terminen en la bandeja de correo no deseado, es importante seguir las siguientes prácticas:

1.- Maneja métodos de suscripción y desuscripción. Cuando alguien solicite la desuscripción hazlo inmediatamente.

2.- Envía correos única y exclusivamente a aquellos que estén suscritos. Nunca envíes correos no solicitados “con la opción de desuscribirse”. Muchos no lo harán y en cambio te etiquetarán como spammer en los filtros de su correo.

3.- Incluye el header RFC2369. Es una línea de código que permite al receptor del correo hacerle ver que está suscrito a una lista de correo y le da la opción de desuscribirse de forma automática con un clic. Es un estándar en la actualidad.

4.- Regístrate con los proveedores de correo (LiveMail, Yahoo Mail, Google Mail, etc) en sus programas de retroalimentación anti-spam. Lo que hacen es avisarte cuando alguien agrega tu dirección a su filtro de spam. De esta forma estás conciente de cualquier problema y es más fácil evitar que tus correos sean bloqueados a otras direcciones del mismo proveedor.

5.- Regístrate con las empresas de Autenticación de Correo Electrónico. Lo que hacen estas empresas es analizar los reportes de quejas y prácticas sospechosas que envían diferentes proveedores de correo, de esta forma crean una reputación para determinado remitente (o sea tú) y en base a esa reputación determinan si es un correo legítimo o spam.

6.- Evita el uso de textos todos en mayúsculas, textos en rojo, uso excesivo de signos de exclamación, palabras como “gratis”, “prueba”, y los correos que consistan en nada más que una imagen. Todas estas son prácticas documentadas como spam y aumentarán las probabilidades de que tu correo sea filtrado.

La reputación del remitente y la temida “Lista Negra”.

blacklist

Como ya vimos, en la actualidad se monitorea con detalle a quien envía grandes cantidades de correos y en base a sus prácticas se determina una reputación para el remitente. Un remitente con una mala reputación termina en la “Lista Negra”.

Esta es una lista de direcciones de correo, nombres de dominio, servidores de hospedaje, y hasta proveedores de internet, de los cuales se ha documentado envío de correos de spam. Estar en la Lista Negra implica la pérdida de los privilegios de envío de correos, el bloqueo del servicio de internet (creanlo) y en algunos casos hasta sanciones legales.

Por ello es que es importante cuidar las prácticas al realizar envíos de correos masivos, para mantener una buena reputación y que nuestro correo no termine en la bandeja de “Correo no deseado”. Después de todo, la publicidad que no se ve es publicidad que no sirve para nada.

Si tienes más dudas deja tus comentarios y procuraremos responderlas, mientras tanto, te proporcionamos algunos enlaces de utilidad sobre estos temas:

Checa cómo se verá tu correo HTML en diferentes clientes

LITMUS

Tutorial básico de
HTML por la UNAM

HTML BÁSICO

Administradores gratuitos de listas de correo

DRAG N DROP

LISTMESSENGER LIGHT

Servicio profesional y muy completo para campañas de marketing por e-mail

MAILCHIMP

Uno de los mejores servicios de Autenticación de E-Mail

SENDERSCORE

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22 Comentarios

Excelente, spy totalmente novata en este asunto y ahora que es de mi interés este ha sido hasta el momento el artículo más claro al respecto.

    Gracias por tu comentario, de hecho pretendemos ampliar este artículo y hacerlo un tutorial paso por paso porque como tú no encontramos ningún lugar que te lo explique bien.

Igual que Mónica, excelente.
¿qué cliente de correo recomiendas para insertar el código html?
gracias

    Hola Joan

    Yo ahorita trabajo con servicios de mailing pagados como MailChimp (mi favorito), en la imagen del artículo estabamos usando el cliente de correo RoundCube de las cuentas en el servidor. De los clientes gratuitos solamente Hotmail tiene un modo HTML tal cual.

Bueno la verdad que he seguido este articulo y saque todo lo necesario para armar mi propio bolentin!, realmente me fue muy util.

Aunque aun no logro articularlo bien al mail 8C, cuando lo envio se desarma todo…..
¿Es bueno usar Hotmail para esto?

    Los clientes de correo gratuito como Hotmail, Gmail o Yahoo mail (entre otros pero estos son los más populares) por lo general bloquean o eliminan ciertos elementos de HTML por razones de seguridad y compatibilidad de la interfase visual (o sea que no desaparezcan botones o cambien de color los links en el cliente de correo). Conociendo sus limitaciones es posible garantizar cierta uniformidad (por ejemplo GMail no acepta enlaces de color usando clases de CSS), realmente el problema no está en el cliente que uses para enviarlo (aunque podría ser, tiene rato que no uso uno gratuito para mis mailings) sino en las cuentas que lo reciben.

    Es mucho más recomendable utilizar un servicio de mailing como MailChimp, Campaign Monitor, o ConstantContact, que además de darte mejores herramientas para diseño, te permiten hacer pruebas de compatibilidad entre otras cosas. Enlistados en orden de mi preferencia personal.

    Como en todo en web, la compatibilidad entre distintos medios de visualización es lo más complicado.

Hola, me parece exelente la información, yo trabajo vendiendo maquinarias y deseo enviarle a mis clientes información permanente de los equipos en inventario, ofertas etc. Normalmente lo hago con archivos anexos al coreeo que les envío, pero muchas veces no abren los archivos por cuestión de tiempo u otras razones, por eso quiero enviarles información con fotos y texto en páginas de publicidad directo en mi correo, que al momento de abrir el correo, sa abra la página y vean inmediatamente el mensaje. Lo que no se es como diseñar y elaborar esas páginas y quisiera me recomendara una dirección para aprender a hacerlas. Gracias y saludos.

Hola, excelente información realmente muy util para los que queremos hacer una buena campaña con buenos resultados, me parecen de lo mejor tus consejos para que nuestra campaña no quede guardada en el correo no deseado. Te agradezco.

Exelente explicacion es una clase magistral para evitar problemas y tener exitos en nuestros envios Muchas Gracias

excelente aportacion al igual que todos los que comentan ando buscando formas de hace publicidad por mail y esta es la mejor explicada esperemos que si se pueda hacer el tutorial estaremos al pendiente gracias.
saludos..

totalmente de acuerdo con monica :D es uno de los articuloss mas completos respecto al tema, cubriendo no solo el aspecto tecnico, incluso aspectos legales.

buen articulo

excelente…. de todo lo que he buscado y leído este articulo o tutorial…. le felicito 10 PUNTOS

Excelente, ojala exista la posibilidad de hacer paso a paso y en video seria lo mejor.

Quisiera saber si hay alguna empresa que realice ese trabajo y como la contacto. Gracias

juan de dios Rendon dice:

Me gustaria saber mas de ustede

buenos consejos solo una duda ¿Como incrusto la pagina html en el correo?

    Hola Emilio. La mayoría de los clientes de email, ya sean online o de escritorio (como Outlook), tienen un modo HTML, generalmente está en el mismo botón donde dice “Texto Enriquecido”, ahí cambias al modo HTML para pegar el código.

Gracias imagixel por tu información, excelente y me gustaría un tutorial que expliques como desarrollarlo paso por paso, ya que es de mucho interés y valor para los que estamos metidos en este tema.

hola que tal amigo tengo un problema como un plantilla de boletín qué no llega bien en Outlook.com, el correo llega en blanco… sin nada en el cuerpo de texto… no c si me podrá ayudar el boletín es

Http:// agraria.PE/boletines/index.html

Gracias

    No dices cómo estás incrustando tu boletín en tu cliente de correo. Al parecer estás mezclando 2 servidores para incrustar las imágenes, uno con SSL y el otro sin él. Es posible que Outlook lo bloquee por eso. Sube todas las imágenes al mismo servidor. Cualquiera de los 2 en realidad (de preferencia el que tiene SSL).

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